Was ändert sich konkret?

Das Eidgenössische Finanzdepartement hat die Berufskostenverordnung angepasst. Der maximal zulässige Kilometeransatz für geschäftliche Fahrten mit dem Privatfahrzeug steigt von 70 Rappen auf 75 Rappen pro Kilometer. Diese Änderung tritt am 1. Januar 2026 in Kraft.

Die gute Nachricht für die Aussendienstmitarbeiterin und ihren Arbeitgeber: Unternehmen mit einem bereits genehmigten Spesenreglement müssen kein neues Genehmigungsverfahren durchlaufen. Sie können die höhere Pauschale ab dem 1. Januar 2026 direkt anwenden. Das bestätigen die kantonalen Steuerbehörden schweizweit.

Warum wird die Kilometerentschädigung erhöht?

Die bisherige Pauschale von 70 Rappen pro Kilometer galt seit dem Jahr 2016. Seither sind die Kosten für den Betrieb eines Fahrzeugs deutlich gestiegen. Der Touring Club Schweiz (TCS) berechnet die durchschnittlichen Kilometerkosten jährlich neu. Diese Berechnung berücksichtigt sowohl fixe Kosten wie Abschreibung, Versicherung und Verkehrssteuern als auch variable Kosten wie Treibstoff, Reifen und Reparaturen.

Die Hauptgründe für die Kostensteigerung sind höhere Neuwagenpreise, gestiegene Versicherungsprämien, neue gesetzliche Vorschriften für Fahrassistenzsysteme sowie erhöhte Treibstoff- und Wartungskosten. Die Anpassung der Berufskostenverordnung trägt dieser Entwicklung Rechnung und stellt sicher, dass Arbeitnehmende für ihre tatsächlichen Kosten angemessen entschädigt werden.

Für wen gilt die neue Pauschale?

Ja, die neue Pauschale gilt für alle Unternehmen in der Schweiz. Es spielt keine Rolle, ob ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt oder nicht. Entscheidend ist, dass die Mitarbeitenden ihr Privatfahrzeug im Einverständnis mit dem Arbeitgeber für geschäftliche Fahrten nutzen.

Der Arbeitgeber ist gemäss Obligationenrecht verpflichtet, den Arbeitnehmenden alle notwendigen Auslagen zu ersetzen. Bei der Nutzung eines Privatfahrzeugs umfasst dies die üblichen Aufwendungen für Betrieb und Unterhalt sowie anteilig die öffentlichen Abgaben, die Haftpflichtversicherung und die Abnützung des Fahrzeugs. Die Kilometerentschädigung von 75 Rappen deckt diese Kosten pauschal ab.

Spesenreglement: Was müssen Unternehmen beachten?

Unternehmen mit einem genehmigten Spesenreglement haben zwei Möglichkeiten. Variante eins: Sie passen das Reglement intern an und beginnen ab dem 1. Januar 2026, die höhere Pauschale von 75 Rappen auszuzahlen. Eine erneute Genehmigung durch die Steuerbehörde ist nicht erforderlich. Variante zwei: Sie behalten vorläufig den bisherigen Ansatz von 70 Rappen bei. Es besteht keine gesetzliche Pflicht zur Erhöhung.

Die Entscheidung liegt beim Arbeitgeber. Aus Sicht der Mitarbeitenden ist eine Anpassung auf 75 Rappen sinnvoll, da sie den gestiegenen Fahrzeugkosten Rechnung trägt. Unternehmen sollten ihre internen Reglemente entsprechend aktualisieren und die Mitarbeitenden über die Änderung informieren.

Auswirkungen auf den Lohnausweis

Die Kilometerentschädigung wird auf dem Lohnausweis unter Ziffer 13 als Spesenentschädigung ausgewiesen. Bei einem genehmigten Spesenreglement genügt ein Kreuz im entsprechenden Feld. Ohne genehmigtes Reglement muss der Betrag detailliert angegeben werden.

Für den Handelsreisenden im Beispiel ergibt sich folgende Berechnung:

Der Handelsreisende erhält ab 2026 somit CHF 1'000 mehr Spesenentschädigung pro Jahr. Dieser Betrag ist für ihn steuerfrei, da er lediglich die effektiven Kosten für die geschäftliche Nutzung seines Fahrzeugs deckt.

Ausnahme: Aussendienstpersonal mit sehr hohen Kilometerleistungen

Für Mitarbeitende mit besonders hohen Kilometerleistungen gelten spezielle Regelungen. Viele Unternehmen haben für ihr Aussendienstpersonal separate Reglemente erstellt, die von der Steuerbehörde individuell genehmigt wurden. Diese Aussendienstpauschalen berücksichtigen, dass bei sehr hohen Fahrleistungen die Kosten pro Kilometer tendenziell sinken.

Betroffene Unternehmen sollten prüfen, ob eine Anpassung ihres Aussendienstreglementes sinnvoll ist. Bei Unsicherheiten empfiehlt sich eine Rücksprache mit der zuständigen kantonalen Steuerbehörde.

Steuerliche Behandlung der Kilometerentschädigung

Spesenentschädigungen, die den effektiven Auslagen entsprechen, stellen kein steuerbares Einkommen dar. Die Kilometerentschädigung von maximal 75 Rappen pro Kilometer gilt als Ersatz für die tatsächlichen Kosten der geschäftlichen Fahrzeugnutzung. Sie wird daher weder bei der direkten Bundessteuer noch bei den Kantons- und Gemeindesteuern zum Einkommen gerechnet.

Voraussetzung ist, dass die Fahrten tatsächlich geschäftlich veranlasst waren und der Arbeitgeber der Nutzung des Privatfahrzeugs zugestimmt hat. Fahrten zwischen Wohnort und Arbeitsort (Arbeitsweg) fallen nicht darunter. Diese werden steuerlich als Berufskosten behandelt und können in der Steuererklärung bis zum kantonal festgelegten Höchstbetrag geltend gemacht werden.

Handlungsempfehlungen für Unternehmen

Rechtliche Grundlagen im Überblick

Das Obligationenrecht verpflichtet Arbeitgebende, ihren Angestellten alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Bei der Nutzung eines Privatfahrzeugs für geschäftliche Zwecke sind die üblichen Aufwendungen für Betrieb und Unterhalt sowie die Abnützung des Fahrzeugs zu vergüten. Die Berufskostenverordnung des EFD legt die maximal zulässigen Pauschalen fest, die steuerlich anerkannt werden.

Die wichtigsten Rechtsgrundlagen sind Art. 327a OR (Auslagenersatz allgemein), Art. 327b OR (Motorfahrzeug), Art. 327c OR (Fälligkeit des Auslagenersatzes) sowie die Verordnung des EFD über den Abzug der Berufskosten unselbständig Erwerbstätiger bei der direkten Bundessteuer (Berufskostenverordnung). Eine vertragliche Vereinbarung, wonach Mitarbeitende ihre Auslagen ganz oder teilweise selbst tragen müssen, ist gemäss Art. 327a Abs. 3 OR nichtig.

Fazit

Die Erhöhung der Kilometerentschädigung von 70 auf 75 Rappen ab dem 1. Januar 2026 ist eine willkommene Anpassung an die gestiegenen Fahrzeugkosten. Für Unternehmen mit genehmigtem Spesenreglement ist die Umsetzung unkompliziert: Eine Neugenehmigung ist nicht erforderlich. Auch Unternehmen ohne genehmigtes Reglement dürfen die neue Pauschale anwenden.

Arbeitgebende sollten ihre internen Regelungen zeitnah überprüfen und bei Bedarf anpassen. So stellen sie sicher, dass ihre Mitarbeitenden ab Januar 2026 von der höheren Entschädigung profitieren können. Bei Aussendienstreglementen mit individuellen Ansätzen für Mitarbeitende mit sehr hohen Kilometerleistungen ist jedoch Vorsicht geboten: Diese fallen nicht unter die automatische Erhöhung.