Die Frage aus dem Alltag

Die Geschäftsleiterin der Spitex Sonnenblick aus der Region Olten sitzt vor dem Jahresabschluss 2025. In zwei Wochen verhandelt sie mit dem Kanton den Tarif für die nächste Vereinbarungsperiode. Sie braucht belastbare Stundensätze für drei Leistungen: Grundpflege, Behandlungspflege und Hauswirtschaft. Aus der Erfolgsrechnung lassen sich diese Stundensätze nicht ablesen. Die Erfolgsrechnung zeigt zwar Aufwand und Ertrag insgesamt, sie zeigt aber nicht, wie viel die einzelne Stunde Grundpflege wirklich kostet.

Genau diese Frage beantwortet die Betriebsbuchhaltung. Sie führt den Aufwand der Erfolgsrechnung über drei Stufen zu einem Stundensatz pro Leistung. Die zentrale Tabelle dieser drei Stufen heisst Betriebsabrechnungsbogen, kurz BAB.

Begriffe verständlich gemacht

Drei Begriffe bilden das Gerüst der Betriebsbuchhaltung. Sie werden hier eingeführt, bevor sie verwendet werden.

Kostenarten beantworten die Frage «Welcher Aufwand fällt an?» Sie ordnen den Aufwand der Erfolgsrechnung nach Sachgruppen wie Personalkosten, Materialkosten, Raumkosten oder Fahrzeugkosten.

Kostenstellen beantworten die Frage «Wo fällt der Aufwand an?» Sie ordnen den Aufwand nach Verantwortungsbereichen oder Funktionen. Typische Kostenstellen einer Spitex sind Verwaltung, Fahrzeuge, Grundpflege, Behandlungspflege und Hauswirtschaft.

Kostenträger beantworten die Frage «Wofür fällt der Aufwand an?» Sie ordnen den Aufwand nach Leistungen oder Produkten. In der Spitex sind die Kostenträger die einzelnen Pflegestunden in den drei Leistungskategorien.

Im BAB werden zwei Arten von Kostenstellen unterschieden. Vorkostenstellen (auch Hilfskostenstellen genannt) erbringen ihre Leistung nicht direkt an die Patientinnen und Patienten, sondern an andere Kostenstellen. Sie werden im BAB zu Beginn auf die Hauptkostenstellen umgelegt. Im Spitex-Beispiel ist der Fahrzeugbetrieb eine Vorkostenstelle. Hauptkostenstellen tragen die Kosten der Leistungserstellung und der unterstützenden Funktionen. Grundpflege, Behandlungspflege und Hauswirtschaft erbringen die operativen Pflegeleistungen. Die Hauptkostenstelle Verwaltung umfasst Personalwesen, Buchhaltung und Geschäftsleitung. Im klassischen BAB-Aufbau steht die Verwaltung in der Spaltenreihenfolge ganz rechts, weil ihre Kosten erst nach den Kosten der Leistungserstellung umgelegt werden.

Den BAB Schritt für Schritt aufbauen

Der Betriebsabrechnungsbogen ist eine Matrix. In den Zeilen stehen die Kostenarten, in den Spalten zuerst die Artenrechnung mit Aufwand, sachlichen Abgrenzungen und Kosten, danach die Kostenstellen und ganz rechts die Kostenträger. Diese Spaltenfolge ist der Schweizer Standard nach Lehrmittel und gilt für jeden BAB in jeder Branche.

Die Artenrechnung übernimmt den Aufwand aus der Finanzbuchhaltung. Die sachlichen Abgrenzungen korrigieren den Aufwand, wenn die Betriebsbuchhaltung andere Kosten ausweisen soll als die Finanzbuchhaltung. Daraus ergeben sich die Kosten der Betriebsbuchhaltung. Diese Kosten werden anschliessend auf die Kostenstellen und Kostenträger verteilt.

Im Beispiel der Spitex Sonnenblick zeigt der BAB nach der Primärverteilung folgendes Bild. Alle Beträge in TCHF. Die Einzelkosten gehen direkt in die Kostenträger-Spalten ganz rechts. Die Gemeinkosten gehen zuerst in die Kostenstellen-Spalten in der Mitte. Die Verwaltungsstelle ist eine Hauptkostenstelle und steht ganz rechts unter den Kostenstellen, weil sie als Letzte umgelegt wird.

Kostenart	Artenrechnung			Kostenstellen				Kostenträger
	Aufwand	SA	Kosten	Fahrzeuge Vorkostenstelle	Materialstelle Hauptkostenstelle	Leistungsstelle Hauptkostenstelle	Verwaltung Hauptkostenstelle	KT Grundpflege	KT Behandl.­pflege	KT Hauswirtsch.
Einzelkosten
Direkt zugeordnete Pflegelöhne	300	0	300					180	90	30
Pflegematerial direkt zur Patientin	250	0	250					150	75	25
Total Einzelkosten	550	0	550					330	165	55
Gemeinkosten
Pflegelöhne der Leistungsstelle	1’650	+50	1’700			1’700
Material und Sachaufwand	270	−20	250		100	100	50
Fahrzeugkosten	100	0	100	100
Verwaltungslöhne	150	0	150				150
Total Gemeinkosten	2’170	+30	2’200	100	100	1’800	200
Total (nach Primärverteilung)	2’720	+30	2’750	100	100	1’800	200	330	165	55

Die Tabelle folgt dem Schweizer Standard nach Lehrmittel. Links steht die Artenrechnung mit Aufwand, sachlichen Abgrenzungen und Kosten. In der Mitte stehen die vier Kostenstellen. Wichtig ist die Funktion der Kostenstellen, nicht die Bezeichnung nach Kostenträgern. Die Spitex Sonnenblick verwendet eine Vorkostenstelle Fahrzeuge sowie drei Hauptkostenstellen Material, Leistung und Verwaltung. Diese funktionalen Stellen bilden die organisatorischen Aufgabenbereiche der Spitex ab. Rechts stehen die drei Kostenträger der Spitex.

In der Artenrechnung wird der Aufwand der Finanzbuchhaltung zuerst übernommen. Die sachlichen Abgrenzungen korrigieren ihn dort, wo Aufwand und Kosten auseinanderfallen. Im Beispiel werden auf den Pflegelöhnen der Leistungsstelle 50 TCHF als Zusatzkosten verbucht. Sie bilden eine kalkulatorische Reserve für nicht ausbezahlte Überstunden, die in der Finanzbuchhaltung noch nicht erfasst ist. Auf dem Material und Sachaufwand werden 20 TCHF abgezogen. Es handelt sich um einen ausserordentlichen Schadenfall im Stützpunkt, der betriebsfremd ist und nicht in die laufenden Pflegekosten gehört. Per Saldo ergibt sich eine Korrektur von 30 TCHF. Der Aufwand der Fibu liegt bei 2'720 TCHF, die Kosten der Bebu bei 2'750 TCHF.

Bei der Verteilung gehen die Einzelkosten direkt in die Kostenträger-Spalten ganz rechts. Die Pflegelöhne mit Einzelkostencharakter und das Pflegematerial werden nach der Pflegedokumentation und den Materialbelegen direkt zugeordnet. Die Gemeinkosten gehen zuerst in die Kostenstellen. Die Pflegelöhne der Leistungsstelle umfassen das gesamte operative Pflegepersonal, das für alle drei Kostenträger eingesetzt wird. Der Material- und Sachaufwand verteilt sich auf die Materialstelle, die Leistungsstelle und die Verwaltungsstelle. Die Fahrzeugkosten landen in der Vorkostenstelle Fahrzeuge. Die Verwaltungslöhne gehen in die Hauptkostenstelle Verwaltung. Nach der Primärverteilung halten die Vorkostenstelle und die drei Hauptkostenstellen 2'200 TCHF, die Kostenträger 550 TCHF.

Verteilschlüssel sachgerecht wählen

Ein Verteilschlüssel ist die Regel, nach der Gemeinkosten auf die Kostenstellen oder Kostenträger umgelegt werden. Ein guter Schlüssel bildet ab, wie die Kostenstelle den Aufwand verursacht hat. Schlechte Schlüssel sind willkürlich oder politisch.

Kostenart	Sachgerechter Schlüssel	Begründung
Raumkosten	Quadratmeter pro Kostenstelle	Raum ist physisch belegt, der Mietzins folgt der Fläche
Fahrzeugkosten	Gefahrene Kilometer oder Einsatzstunden	Fahrzeuge werden je nach Pflegestelle unterschiedlich genutzt
IT-Grundkosten	Anzahl Arbeitsplätze oder Mitarbeitende	Jede Person braucht einen Account und ein Endgerät
Verwaltungsstelle und Vertriebsstelle	Umlage im Verhältnis der Herstellkosten der Kostenträger	Die Verwaltung betreut den gesamten Betrieb. Sie wird gemäss Lehrmittel im Verhältnis der Herstellkosten der einzelnen Kostenträger direkt umgelegt. Mathematisch entspricht dies einem Zuschlagssatz, methodisch ist es aber eine Umlage über die Kostenstellen-Spalte
Reinigung des Stützpunkts	Quadratmeter	Reinigungsaufwand korreliert mit der Fläche

Die Umlagestufen des BAB

Im vollständigen BAB werden die Gemeinkosten in drei klar geregelten Schritten auf die Kostenträger weitergeleitet. Die Einzelkosten stehen bereits direkt in den Kostenträger-Spalten. Die Reihenfolge ist im Lehrmittel verbindlich vorgegeben.

Erstens wird die Vorkostenstelle Fahrzeuge nach gefahrenen Kilometern auf die drei operativen Hauptkostenstellen umgelegt. Zweitens werden die drei operativen Hauptkostenstellen auf die zugehörigen Kostenträger übertragen. Drittens wird die Hauptkostenstelle Verwaltung im Verhältnis der Herstellkosten der Kostenträger direkt umgelegt. Diese Reihenfolge sichert, dass jede Kostenstelle nach den Umlagen auf null geht und alle Kosten in den Kostenträger-Spalten ankommen.

Vollständiger BAB der Spitex Sonnenblick

Die folgende Matrix zeigt den BAB mit allen Umlagen. Sie folgt der Spaltenordnung des Lehrmittels: Artenrechnung, Kostenstellen, Kostenträger. Alle Beträge in TCHF.

Position	Artenrechnung			Kostenstellen				Kostenträger
	Aufwand	SA	Kosten	Fahrzeuge VKSt	Material HKSt	Leistung HKSt	Verwaltung HKSt	KT GP	KT BP	KT HW
Total nach Primärverteilung	2’720	+30	2’750	100	100	1’800	200	330	165	55
Stufe 1: Umlage Vorkostenstelle Fahrzeuge auf Leistungsstelle				−100		+100
Total nach Stufe 1				0	100	1’900	200	330	165	55
Stufe 2a: Umlage Materialstelle nach Einzelmaterial-Verhältnis (60/30/10 Prozent)					−100			+60	+30	+10
Stufe 2b: Umlage Leistungsstelle nach gewichteten Lohnstunden (60/30/10 Prozent)						−1’900		+1’140	+570	+190
Herstellkosten der Kostenträger				0	0	0	200	1’530	765	255
Stufe 3: Umlage Verwaltungsstelle nach Verhältnis der Herstellkosten der Kostenträger							−200	+120	+60	+20
Selbstkosten der Kostenträger				0	0	0	0	1’650	825	275
Erlös	−2’750	0	−2’750					−1’650	−825	−275
Gewinn (Minus) / Verlust (Plus)	−30	+30	0	0	0	0	0	0	0	0

Die Selbstkosten in der Kostenträger-Spalte ergeben sich aus den Einzelkosten plus den Anteilen der umgelegten Kostenstellen. Bei der Grundpflege sind das 330 TCHF Einzelkosten plus 60 TCHF aus der Materialstelle plus 1'140 TCHF aus der Leistungsstelle plus 120 TCHF aus der Verwaltung gleich 1'650 TCHF. Die gleichen Schritte gelten für die Behandlungspflege mit 825 TCHF und die Hauswirtschaft mit 275 TCHF. Die Summe der drei Kostenträger beträgt 2'750 TCHF und entspricht den Kosten der Betriebsbuchhaltung in der Artenrechnung.

Die letzten beiden Zeilen schliessen den BAB. Der Erlös wird als Habenbuchung mit Minus-Vorzeichen eingetragen. Bei der Spitex Sonnenblick deckt der Erlös von 2'750 TCHF die Kosten der Betriebsbuchhaltung genau. Die Finanzbuchhaltung zeigt dagegen einen Gewinn von 30 TCHF, weil die sachlichen Abgrenzungen die Kosten der Bebu um 30 TCHF höher ausweisen als den Aufwand der Fibu.

Die drei Umlagestufen kurz erklärt

Stufe 1: Umlage der Vorkostenstelle Fahrzeuge auf die Leistungsstelle. Die 100 TCHF Fahrzeugkosten dienen ausschliesslich den Patienteneinsätzen der Pflegenden. Sie werden deshalb vollständig auf die Hauptkostenstelle Leistung umgelegt. Die Vorkostenstelle Fahrzeuge geht damit auf null. Die Leistungsstelle hält nach Stufe 1 insgesamt 1'900 TCHF.

Stufe 2: Umlage der Hauptkostenstellen Material und Leistung auf die Kostenträger. Die Materialstelle 100 TCHF wird nach dem Einzelmaterial-Verhältnis der drei Kostenträger umgelegt. Grundpflege hat 150 TCHF Pflegematerial, Behandlungspflege 75 TCHF, Hauswirtschaft 25 TCHF, zusammen 250 TCHF. Die Anteile betragen 60, 30 und 10 Prozent oder 60, 30 und 10 TCHF. Die Leistungsstelle 1'900 TCHF wird nach den gewichteten Lohnstunden umgelegt. Behandlungspflege verursacht pro Stunde höhere Personalkosten als Grundpflege oder Hauswirtschaft. Die Verteilung ergibt 60 Prozent für Grundpflege, 30 Prozent für Behandlungspflege und 10 Prozent für Hauswirtschaft, also 1'140, 570 und 190 TCHF. Material und Leistung gehen auf null. Auf jedem Kostenträger treffen die direkten Einzelkosten mit den umgelegten Anteilen zusammen. Daraus ergeben sich die Herstellkosten der Kostenträger: 1'530, 765 und 255 TCHF.

Stufe 3: Umlage der Hauptkostenstelle Verwaltung. Die Verwaltung 200 TCHF wird gemäss Lehrmittel im Verhältnis der Herstellkosten der Kostenträger umgelegt. Die Herstellkosten betragen 1'530, 765 und 255 TCHF, zusammen 2'550 TCHF. Daraus ergeben sich die Anteile von 120, 60 und 20 TCHF. Die Verwaltungsstelle geht auf null. Die Endsumme in der Kostenträger-Spalte sind die Selbstkosten der Kostenträger: 1'650, 825 und 275 TCHF.

Vom Kostenträger zum Vollkostensatz pro Stunde

Auf den Kostenträgern liegen jetzt die Vollkosten. Sie sagen, was eine ganze Leistungsart im Jahr gekostet hat. Sie sagen aber noch nicht, was eine einzelne Pflegestunde kostet. Den Stundensatz erhalten Sie, indem Sie die Vollkosten pro Kostenträger durch die Anzahl geleisteter Stunden teilen.

Die folgende Tabelle zeigt die Zusammensetzung der Selbstkosten pro Kostenträger und den daraus berechneten Vollkostensatz. Die Selbstkosten setzen sich aus den Einzelkosten direkt, dem Anteil der operativen Hauptkostenstelle und dem Anteil der Verwaltungsstelle zusammen.

Kostenträger	Einzelkosten direkt	Anteil Materialstelle	Anteil Leistungsstelle	Anteil Verwaltungsstelle	Selbstkosten Kostenträger	Stunden	Vollkostensatz pro Stunde
Stunde Grundpflege	330 TCHF	60 TCHF	1’140 TCHF	120 TCHF	1’650 TCHF	16’500	CHF 100.00
Stunde Behandlungspflege	165 TCHF	30 TCHF	570 TCHF	60 TCHF	825 TCHF	7’500	CHF 110.00
Stunde Hauswirtschaft	55 TCHF	10 TCHF	190 TCHF	20 TCHF	275 TCHF	5’500	CHF 50.00
Total	550 TCHF	100 TCHF	1’900 TCHF	200 TCHF	2’750 TCHF	29’500	–

Damit ist der vollständige BAB durchlaufen. Die Spitex Sonnenblick weiss jetzt, was eine Stunde Grundpflege gekostet hat: genau 100 Franken. Diese Zahl trägt sie in die Tarifverhandlung. Sie kann zeigen, wo die Vollkosten den Tarif übersteigen und wo nicht.

Die Auftragskalkulation: Stufe 3 in der Praxis

Mit dem Stundensatz kalkulieren Sie jetzt einzelne Aufträge. Frau M. ist 84 Jahre alt, lebt allein in Olten und erhält von der Spitex Sonnenblick einen wöchentlichen Pflegeplan. So sieht die Auftragskalkulation für eine Woche aus.

Position	Menge	Ansatz	Selbstkosten
Grundpflege	4 Stunden	CHF 100.00	CHF 400.00
Behandlungspflege	2 Stunden	CHF 110.00	CHF 220.00
Hauswirtschaft	1 Stunde	CHF 50.00	CHF 50.00
Pflegematerial direkt zugeordnet	Verbrauch	Beleg	CHF 30.00
Selbstkosten Wochenpflege Frau M.	7 Stunden plus Material	–	CHF 700.00

Diese Kalkulation ist der Kostenträger-Wert, der zählt. Mit ihm kennt die Geschäftsleiterin den vollen Kostenwert der Wochenpflege und kann verhandeln, welcher Anteil durch den KLV-Tarif, durch Patientenbeiträge und durch die kantonale Restfinanzierung gedeckt wird. Die gleiche Logik gilt für jede andere Leistung: einen Mahlzeitendienst, einen Nachteinsatz, eine Wundbehandlung mit teurem Verbandsmaterial oder ein neues Pflegepaket im Sortiment.

Übertrag auf andere Dienstleistungsbranchen

Die Logik des Betriebsabrechnungsbogens ist nicht auf die Spitex beschränkt. Drei weitere Branchen zeigen die Universalität.

Hotelbetrieb

Ein 3-Sterne-Hotel mit 40 Zimmern hat als Kostenstellen Empfang, Restaurant, Zimmer und Wellness. Die Hilfskostenstellen sind Verwaltung und Hauswirtschaft. Die Kostenträger sind die einzelnen Logiernächte in den drei Zimmertypen Standard, Komfort und Suite. Der Vollkostensatz pro Logiernacht zeigt, ab welchem Zimmerpreis das Hotel kostendeckend arbeitet. Restaurant und Wellness werden separat kalkuliert.

Restaurantbetrieb

Ein Restaurant mit 60 Plätzen hat die Kostenstellen Küche, Service und Bar. Hilfskostenstelle ist die Verwaltung. Kostenträger sind Mittagsmenüs, Abendessen und Getränke. Der Vollkostensatz pro Portion ist die Untergrenze für die Preiskalkulation. Wer langfristig unter den Vollkosten verkauft, verzehrt seine Substanz.

Detailhandel mit zwei Abteilungen

Ein Modegeschäft mit zwei Abteilungen Damen und Herren hat als Kostenstellen die beiden Abteilungen, das Lager und die Verwaltung. Kostenträger sind die einzelnen Warengruppen. Der BAB zeigt, ob die Marge nach Abzug der Vollkosten genügt, um Steuern und Risikoreserven abzudecken.

Typische Fehler in der Vollkostenkalkulation

In der Praxis gibt es fünf wiederkehrende Fehler, die den Vollkostensatz verfälschen.