Datenschutz im Personaldossier
Die Ausgangsfrage
Sarah Müller arbeitet seit drei Jahren als Pflegefachfrau im Altersheim Sonnenhof. Letzte Woche hat sie ihre Kündigung eingereicht. Nun verlangt sie von der Personalleitung vollständige Einsicht in ihr Personaldossier. Sie vermutet, dass darin fehlerhafte Einträge über angebliche Verspätungen stehen. Die Personalleitung ist verunsichert. Muss sie Sarah Einsicht gewähren? Welche Unterlagen muss sie zeigen? Und was ist, wenn tatsächlich Fehler im Dossier stehen?
In dieser Lerneinheit lösen wir Schritt für Schritt diese Frage.
1. Was gehört ins Personaldossier?
Das Personaldossier sammelt alle wichtigen Unterlagen über das Arbeitsverhältnis. Arbeitgeber brauchen diese Informationen, um die Zusammenarbeit zu organisieren und rechtliche Vorgaben einzuhalten.
Thomas Klein ist Produktionsleiter. Sein Personaldossier enthält die folgenden Unterlagen:
- Seine Personalien mit Adresse und Geburtsdatum.
- Die ursprünglichen Bewerbungsunterlagen.
- Den Arbeitsvertrag und Vertragsanpassungen.
- Monatliche Lohnabrechnungen.
- Bankkontoinformationen für die Lohnzahlung.
- Protokolle der Mitarbeitergespräche.
- Eine Verwarnung wegen verspäteter Ankunft.
- Arbeitszeiterfassungen mit Überstunden.
- Ferienplanung und Absenzmeldungen.
Ja, das darf er.
Der Arbeitgeber darf auch interne E-Mails zwischen Vorgesetzten über einen Mitarbeiter im Personaldossier aufbewahren. Diese E-Mails fallen unter die Datenschutzbestimmungen und gehören zum persönlichen Gebrauch des Arbeitgebers.
Wissensfrage 1
Welche Aussage ist korrekt?
2. Das Auskunftsrecht nach dem neuen Datenschutzgesetz
Das Datenschutzgesetz (DSG) wurde am 1. September 2023 neu in Kraft gesetzt. Es gibt Sarah ein umfassendes Auskunftsrecht.
Nein, das muss sie nicht.
Die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer muss keine Begründung für das Auskunftsbegehren liefern. Das Gesetz verlangt keine Begründung. Der Arbeitgeber muss die Auskunft ohne unnötige Verzögerung bereitstellen.
Wie muss die Auskunft erfolgen?
Es gibt keine besondere Formvorschrift für das Auskunftsbegehren. Sarah kann das Begehren mündlich, per E-Mail oder schriftlich stellen. Der Arbeitgeber muss dann antworten.
Wissensfrage 2
Ein Mitarbeiter verlangt Einsicht in sein Personaldossier. Die Personalabteilung berechnet ihm 150 Franken für die Kopien. Ist das korrekt?
3. Was muss der Arbeitgeber zeigen?
Der Arbeitgeber muss alle Informationen zeigen, die einen Tatsachenbezug aufweisen. Das sind konkrete Daten und keine reinen Werturteile.
Marco Steiner verlangt Einsicht. Darin findet sich Folgendes:
- Protokoll: „Herr Steiner kam am 15. März um 9.30 Uhr zur Arbeit.“ → Muss gezeigt werden (Tatsache).
- E-Mail: „Marco ist unzuverlässig.“ → Muss gezeigt werden (Urteil mit Tatsachenbezug).
- Notiz: „Überlegen, ob Lohnerhöhung sinnvoll.“ → Muss gezeigt werden (Teil des Personaldossiers).
Ja, wenn sie Informationen über den Mitarbeiter enthalten.
Der Arbeitgeber muss auch E-Mails zwischen Vorgesetzten offenlegen, wenn diese Informationen über den Arbeitnehmer enthalten. Diese E-Mails haben einen direkten Bezug zum Arbeitnehmer und gehören zum Personaldossier.
Wissensfrage 3
Was muss der Arbeitgeber dem Mitarbeiter zeigen?
4. Kann der Arbeitgeber die Einsicht verweigern?
Das neue DSG gibt dem Arbeitgeber die Möglichkeit, das Einsichtsrecht unter bestimmten Bedingungen einzuschränken. Aber Vorsicht ist geboten.
Dr. Anna Weber wird gekündigt. Sie vermutet falsche Behauptungen über ihre Arbeit und verlangt sofort Einsicht, um sich gegen die Kündigung zu wehren.
Kann Novamed die Einsicht verweigern? Nein. In diesem Fall überwiegt das Interesse von Dr. Weber. Sie muss sich gegen schwerwiegende Vorwürfe verteidigen können.
Bei offensichtlich unbegründeten oder querulatorischen Gesuchen.
Artikel 26 Absatz 1 Buchstabe c DSG erlaubt die Verweigerung, wenn das Gesuch offensichtlich unbegründet ist, weil es einem datenschutzwidrigen Zweck dient oder offensichtlich querulatorisch ist.
Beispiel: Wiederholte Gesuche ohne erkennbaren Grund innerhalb kurzer Zeit.
Wissensfrage 4
Eine Mitarbeiterin wird gekündigt und verlangt sofort Einsicht, um sich zu verteidigen. Darf der Arbeitgeber ablehnen?
5. Was tun bei fehlerhaften Daten?
Angenommen, Sarah findet tatsächlich fehlerhafte Einträge. Was kann sie tun?
Maria Sutter findet eine Abmahnung wegen Kassendifferenzen. Diese wurden aber später aufgeklärt. Es war ein Systemfehler der Kasse, nicht Marias Schuld.
Was kann Maria tun? Sie kann verlangen, dass die fehlerhafte Abmahnung aus dem Dossier entfernt wird.
Ja, unter bestimmten Bedingungen.
Nach Artikel 328b OR kann man die Löschung verlangen, wenn keine gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungspflicht besteht und kein Rechtsstreit droht. Daten, die nicht mehr benötigt werden, müssen gelöscht werden.
Wissensfrage 5
Ein Mitarbeiter findet eine fehlerhafte Abmahnung in seinem Dossier. Was kann er tun?
6. Der Rechtsweg bei Verweigerung
Wenn sich der Arbeitgeber weigert, die Auskunft zu geben oder Daten zu berichtigen, kann der Arbeitnehmer den Rechtsweg beschreiten.
Robert Keller verlangt die Berichtigung falscher Angaben. Die Kanzlei lehnt ab. Der Streitwert liegt bei 20’000 Franken.
Wie kann Robert vorgehen? Er muss zuerst ein Schlichtungsverfahren durchlaufen. Erst danach kann er vor das ordentliche Gericht ziehen.
Ja, in sehr eindeutigen Fällen.
In sehr eindeutigen Fällen kann man ein Gesuch um Rechtsschutz in klaren Fällen nach Artikel 257 ZPO stellen. Dadurch entfällt das Schlichtungsverfahren, und ein schnelleres Verfahren wird möglich.
Wissensfrage 6
Ein Mitarbeiter möchte gegen die Verweigerung der Berichtigung vorgehen. Der Streitwert beträgt 15’000 Franken. Was muss er tun?
Die Lösung für unseren Ausgangsfall
- Die Personalleitung muss Sarah kostenlos und ohne unnötige Verzögerung Einsicht in ihr Personaldossier gewähren.
- Sie muss alle Unterlagen zeigen, die zu Sarah gehören, einschliesslich interner E-Mails über Sarah.
- Wenn Sarah fehlerhafte Einträge findet, kann sie deren Berichtigung oder Löschung verlangen.
- Weigert sich die Personalleitung ungerechtfertigt, kann Sarah den Rechtsweg beschreiten.
- Eine Verweigerung der Einsicht wäre nur möglich, wenn Sarahs Begehren offensichtlich unbegründet oder querulatorisch wäre. Das ist hier nicht der Fall.
Vertiefungsaufgaben
Testen Sie Ihr Wissen mit diesen anspruchsvolleren Fallbeispielen.
Vertiefungsfrage 1
Ein Mitarbeiter verlangt innerhalb von drei Monaten zum dritten Mal Einsicht in sein Personaldossier. Es hat sich nichts geändert. Die Personalverantwortliche vermutet, dass er das Unternehmen belästigen will. Wie soll sie vorgehen?
Nach Artikel 26 Absatz 1 Buchstabe c DSG kann der Arbeitgeber die Auskunft verweigern, wenn das Gesuch offensichtlich querulatorisch ist. Wiederholte Gesuche ohne erkennbaren Grund innerhalb kurzer Zeit können als querulatorisch eingestuft werden. Wichtig ist jedoch, dass der Arbeitgeber die Ablehnung begründen muss. Er kann nicht einfach schweigen oder ohne Erklärung ablehnen. Die Ablehnung muss innerhalb von 30 Tagen erfolgen und die Gründe darlegen.
Vertiefungsfrage 2
Eine Mitarbeiterin hat vor fünf Jahren eine Abmahnung wegen eines Fehlers erhalten. Seither gab es keine weiteren Probleme. Nun bewirbt sie sich intern für eine Beförderung und verlangt die Löschung der alten Abmahnung aus dem Personaldossier. Muss der Arbeitgeber die Abmahnung löschen?
Es gibt keine gesetzliche Frist für die automatische Löschung von Abmahnungen. Der Arbeitgeber muss jedoch den Grundsatz der Verhältnismässigkeit beachten. Nach Artikel 328b OR darf der Arbeitgeber nur Daten bearbeiten, die für das Arbeitsverhältnis erforderlich sind. Eine fünf Jahre alte Abmahnung bei ansonsten einwandfreiem Verhalten ist möglicherweise nicht mehr verhältnismässig aufzubewahren. Der Arbeitgeber muss eine Interessenabwägung vornehmen. Dabei spielen folgende Faktoren eine Rolle: die Schwere des damaligen Vorfalls, das seither gezeigte Verhalten und der Zweck der weiteren Aufbewahrung.
Vertiefungsfrage 3
Ein Arbeitgeber hat in einer internen E-Mail an die Geschäftsleitung geschrieben: „Ich überlege, Herrn Meyer zu kündigen, weil ich ihn für unmotiviert halte.“ Herr Meyer verlangt Einsicht in sein Personaldossier. Muss der Arbeitgeber diese E-Mail zeigen?
Das Auskunftsrecht nach Artikel 25 DSG umfasst alle Personendaten über die betroffene Person, auch interne E-Mails und Notizen. Es spielt keine Rolle, ob es sich um definitive Entscheidungen oder nur um Überlegungen handelt. Die E-Mail enthält eine Beurteilung über Herrn Meyer und gehört damit zu seinen Personendaten. Der Arbeitgeber kann sich nicht darauf berufen, dass es sich um interne Überlegungen handelt. Das Auskunftsrecht gilt gerade auch für solche internen Dokumente, damit die betroffene Person nachvollziehen kann, welche Daten über sie gespeichert sind und wie sie beurteilt wird.
Vertiefungsfrage 4
Eine Mitarbeiterin verlangt Einsicht in ihr Personaldossier. Der Arbeitgeber antwortet nach 35 Tagen und verlangt für die Kopien 80 Franken. Die Mitarbeiterin will gerichtlich vorgehen. Der Streitwert beträgt 25’000 Franken. Was ist der korrekte Verfahrensweg?
Bei arbeitsrechtlichen Streitigkeiten mit einem Streitwert bis 30’000 Franken muss nach Artikel 197 ff. ZPO zuerst ein Schlichtungsverfahren durchlaufen werden. Dies gilt auch für Datenschutzverletzungen im Arbeitsverhältnis. Erst wenn das Schlichtungsverfahren scheitert, kann die Mitarbeiterin vor das ordentliche Gericht ziehen. Das Verfahren ist nach Artikel 113 Absatz 2 ZPO bis 30’000 Franken kostenlos. Die verspätete Antwort und die unzulässige Gebührenforderung sind Verstösse gegen Artikel 25 DSG. Diese können im Schlichtungsverfahren oder vor Gericht geltend gemacht werden. Eine Beschwerde beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) ist bei privaten Arbeitsverhältnissen nicht der richtige Weg.
Vertiefungsfrage 5
Ein Arbeitgeber führt detaillierte Protokolle über die Leistung seiner Mitarbeiter. Darin steht auch: „Frau Keller hatte heute wieder einen schlechten Tag. Vermutlich private Probleme.“ Frau Keller verlangt die Löschung dieser Notiz. Der Arbeitgeber lehnt ab mit der Begründung, er brauche diese Informationen für Mitarbeitergespräche. Wer hat recht?
Nach Artikel 328b OR darf der Arbeitgeber nur Daten über den Arbeitnehmer bearbeiten, die dessen Eignung für das Arbeitsverhältnis betreffen. Spekulationen über private Probleme gehören nicht dazu. Der Arbeitgeber darf objektive Leistungsbeobachtungen festhalten, aber keine Vermutungen über das Privatleben anstellen. Solche Notizen verletzen die Persönlichkeitsrechte von Frau Keller. Die Tatsache, dass Frau Keller einen schlechten Tag hatte, könnte dokumentiert werden. Die Vermutung über private Probleme ist jedoch unzulässig. Frau Keller kann die Löschung oder zumindest die Streichung des Satzes über die vermuteten privaten Probleme verlangen. Der Grundsatz der Verhältnismässigkeit verlangt, dass sich der Arbeitgeber auf arbeitsrelevante Fakten beschränkt.
Quellen und Rechtsgrundlagen
Datenschutzgesetz (DSG)
Bundesgesetz über den Datenschutz vom 25. September 2020. In Kraft seit 1. September 2023.
- Artikel 25 DSG: Auskunftsrecht. Die Auskunft ist kostenlos und muss in der Regel innerhalb von 30 Tagen erfolgen.
- Artikel 26 DSG: Einschränkungen des Auskunftsrechts. Der Arbeitgeber kann die Auskunft bei offensichtlich unbegründeten oder querulatorischen Gesuchen verweigern.
Obligationenrecht (OR)
Bundesgesetz betreffend die Ergänzung des Schweizerischen Zivilgesetzbuches.
- Artikel 328b OR: Datenschutz im Arbeitsverhältnis. Der Arbeitgeber muss den Bearbeitungszweck offenlegen. Grundlage für Löschungs- und Herausgabeansprüche.
Zivilprozessordnung (ZPO)
Schweizerische Zivilprozessordnung vom 19. Dezember 2008.
- Artikel 197 ff. ZPO: Schlichtungsverfahren. Bei arbeitsrechtlichen Streitigkeiten muss zuerst ein Schlichtungsverfahren durchlaufen werden.
- Artikel 243 ZPO: Vereinfachtes Verfahren. Bei Streitwerten bis 30’000 Franken gilt das vereinfachte Verfahren.
- Artikel 113 Absatz 2 ZPO: Kostenlosigkeit. Bei arbeitsrechtlichen Streitigkeiten bis 30’000 Franken ist das Verfahren kostenlos.
- Artikel 257 ZPO: Rechtsschutz in klaren Fällen. Ermöglicht ein schnelleres Verfahren ohne Schlichtung in eindeutigen Fällen.
Fachartikel
Diese Lerneinheit basiert auf dem Fachartikel „Datenschutz im Personaldossier“ von Christina Winter (Anwältin im Arbeitsrecht) und Selin Cinar (Rechtswissenschaften, Universität Zürich). Erschienen in WEKA Newsletter Lohn & Sozialversicherungen 01, Dezember 2023/Januar 2024.
Stand der Rechtsgrundlagen: Oktober 2025
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